1.1.3. Asientos automáticos de Inventario

Los asientos de inventario llegarán a esta pantalla, cuando se actualice el movimiento correspondiente en el modulo de inventario, ya sea compra, traslados, costos de venta…

 

El sistema tiene como metologia de trabajo, usar centros de costo en contabilidad para los departamentos, ya sean administrativos u operativos, por lo tanto las cuentas de inventario, costo de ventas y gasto que se vayan a utilizar para control de productos deben estar abiertas por centros de costo.

 

Otra metodología que maneja el sistema es la contabilización por inventario auxiliar, que se refiere a mantener la existencia y valor de inventario a secciones que se hayan configurado así y que se descargue de ellas por medio de tomas físicas o rebajas por ventas (automático), por ejemplo la sección de cocina.

 

Para configurar secciones/almacén y enlazarles el centro de costo se debe ver el siguiente punto del manual de inventario.

 

  • ·         5.2. Almacenes y Secciones.
  • ·         4.1. Histórico de Operaciones. Importante para buscar y ver el detalle de operaciones.

 

Los asientos automáticos de inventario son 6 y son los siguientes:

 

1-Compras en Moneda Base – Reversión de compra

Este asiento registra la compra, debitando a las cuentas de inventario o gasto según la familia y sección a la que corresponde el producto e impuestos, contra la cxp. Cabe mencionar en esta parte, que cuando se crean los productos, se le debe indicar por producto si ese tiene impuestos o no, también que las compras siempre van a una cxp a pesar que pueda ser a  contado, ya en contabilidad se encargaran de ajustar la cuenta. Para mejor control propio del sistema en auxiliares, se recomienda que cada proveedor tenga su propia cuenta contable.

 

Para hacer los enlaces contables inventario, costo de ventas y gasto por familia, además de impuestos y cxp de los proveedores se deben ver los siguientes puntos del manual de inventario:

 

  • ·         5.1. Parámetros Generales (5.1.2.)
  • ·         5.3. Proveedores y especialidades (5.3.2.)
  • ·         5.4. Artículos (5.4.3.) Solo para referencia.
  • ·         5.5. Enlace detallado de Familias.

 

Ejemplo de asiento de compras:

 

Nótese que la descripción del movimiento en la CXP tiene un numero “6074”, este es el consecutivo interno de inventario de esa compra, por si se necesita revisar el detalle de la compra. Deben tomar en cuenta, que si la familia, proveedor o inclusive, si la cuenta de inventario o gasto, no está abierta o bien enlazada por el centro de costo de la sección involucrada el asiento llegara descuadrado a contabilidad.

 

Reversión de Compra: El usuario puede revertir la compra, asegurándose que aun tenga la existencia en el sistema. El asiento resultante sería con los montos invertidos de la compra original.

 

2-Devoluciones en Moneda Base

Este asiento registra una devolución realizada al proveedor, solo se pueden devolver productos que tengan existencia en el sistema. El asiento debitara impuestos y cxp del proveedor contra, las cuentas de inventario de las familias de los productos correspondientes.

 

Los enlaces contables son los vistos en el asiento de compras.

 

Ejemplo de asiento de devolución de compras:

 

Nótese que la descripción del movimiento en la CXP tiene un numero “5”, este es el consecutivo interno de inventario de esa devolución, por si se necesita revisar el detalle de la devolución. Deben tomar en cuenta, que si la familia, proveedor o inclusive, si la cuenta de inventario o gasto, no está abierta o bien enlazada por el centro de costo de la sección involucrada el asiento llegara descuadrado a contabilidad.

 

 

3-Traslados – Reversión de Traslado

Este asiento registra los movimientos de inventario (Salidas o Entradas) ya sea de un almacén a sección,  almacén a almacén, sección a almacén o sección a sección, todo entre cuentas de inventario o gasto dependiendo del destino y siendo percibido el movimiento por los centros de costo, recordemos que el sistema usa inventario auxiliar.

 

Para hacer los enlaces contables inventario (existencia), costo de ventas y gasto por familia deben ver los siguientes puntos del manual de inventario:

 

  • ·         5.4. Artículos (5.4.3.) Solo para referencia.
  • ·         5.5. Enlace detallado de Familias.

 

Ejemplo de asiento de traslados:

 

Nótese que los traslados usan las mismas cuentas y el registro como tal se percibe en el centro de costo, esto por ser inventario auxiliar, la columna de “Docum” tendrá el consecutivo interno del traslado, por si se desea ver el detalle del traslado en el módulo de inventario.

 

Reversión de Traslado: El usuario puede revertir el traslado, asegurándose que aun tenga la existencia en el sistema. El asiento resultante sería con los montos invertidos del traslado original.

 

4-Ajustes – Reversión de Ajuste

Este es un asiento especial, por el motivo que ninguno de los movimientos en inventario, el usuario debe escoger o tocar cuentas contables, si todas están ya enlazadas como se debe, este asiento en particular el usuario si debe escoger una cuenta contable, todo dependiendo de porque esta asiendo el ajuste.

 

Un ajuste es para modificar la existencia o valor de un producto por diferentes situaciones, unos ejemplos pueden ser, se desea poder el valor del inventario de un producto a FIFO ya que el valor en el sistema es valor medio ponderado (PMP) otro se desea que la merma de cocina se refleje en una cuenta diferente a que si fuese descargada en la misma toma física. El usuario debe escoger la cuenta de ajuste, la de la familia ya está ligada en Enlace detallado de Familias, pero la contrapartida es la que debe escoger, para el primer ejemplo seria la cuenta de costo de ventas, y para el segundo cuenta de gasto por mermas.

 

 

 

Ejemplo de asiento de ajuste: Supongamos que una persona del personal del Hotel, se le dio a cxc unas gaseosas a precio de costo del inventario, entonces se debe hacer un ajuste para sacar la cantidad y cargar a la cxc. La cxc es la cuenta que el usuario debe escoger a la hora de hacer el ajuste.

 

La columna “Docum” tendrá el consecutivo interno del movimiento, por si desean ver el detalle del ajuste en el módulo de inventario.

 

Reversión de Ajuste: El asiento resultante será el ajuste original con los montos invertidos.

Ajuste Automático de Inventario: El asiento resultante será un ajuste automático que hace el sistema, para saldar un artículo en cero, esto porque se trabaja con 2 decimales a nivel operativo, pero el sistema para mejor cálculo trabaja con más dígitos internamente, si un producto queda en cero existencia y queda algo de decimales el sistema salda esa cuenta. Por lo general el asiento es de decimales.

 

5-Rebaja Automática (Solo si tienen PV ligado al inventario)

Este asiento se crea, cuando el usuario del módulo de inventario actualiza las rebajas, que le llegaron por ventas de de los puntos de venta. Este asiento será por cada cierre de turno del módulo de PV y registrado por cada centro de costo.

 

Para hacer los enlaces contables inventario (existencia), costo de ventas ver los siguientes puntos del manual de inventario:

 

  • ·         5.4. Artículos (5.4.3.) Solo para referencia.
  • ·         5.5. Enlace detallado de Familias.

 

Para direccionar los rebajos por secciones en el punto de ventas ver el siguiente punto del manual de Punto de Ventas Parámetros:

 

  • ·         1.5. Inventario.

 

 Ejemplo de asiento de rebaja automática:

 

La columna “Docum” tendrá el consecutivo interno del movimiento, por si desean ver el detalle del ajuste en el módulo de inventario.

 

6-Fijación de inventario (Toma Física)

Este asiento se crea solo si existen diferencias a la hora de hacer la toma física.

 

El sistema debitara a la cuenta de costo de ventas o gasto contra inventario, cuando existen faltantes, costo a secciones porque si no tienen el modulo de punto venta integrado con el de inventario, aquí se registra el costo de venta y gasto cuando hay faltantes en almacenes, no se considera costo porque el almacén no vende.

 

El sistema debitara a la cuenta de inventario contra costo o gasto, cuando existen excedentes.

 

Ejemplo de asiento de Fijación de inventario:

 

La columna “Docum” tendrá el consecutivo interno del movimiento, por si desean ver el detalle de la toma en el módulo de inventario.